Ganzheitliches-Dokumentationssystem-VaDok®

Bei den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen hat die moderne Informationstechnologie längst ihren festen Platz in den betrieblichen Abläufen. Ob Sie Ihre Abläufe und Prozesse schon seit Jahren mit Hilfe von Softwareprodukten (z.B. Systeme der Warenwirtschaft, des Dokumentenmanagements oder des Rechnungswesens)
erledigen oder ob Sie sich gerade erst auf die klassische Archivierung von elektronischen Dokumenten einlassen. Mittelfristig werden Sie sich der Digitalisierung im modernen Geschäftsverkehr nicht entziehen können.

VaDok® für eine rechtssichere Dokumentation nach jeglichen regulativen Standard (AO, HGB, GOBD etc.)
Wie ein roter Faden zieht sich unter anderem der Begriff „Verfahrensdokumentation“ durch das gesamte Unternehmen. Die Finanzverwaltung und der Datenschutz fordern entschlossen von den Unternehmen und deren Beratern eine ernsthafte Auseinandersetzung mit dem Thema. Denn die IT-gestützten Verfahren im Unternehmen werden immer vielfältiger und komplexer und damit immer weniger durchschaubar. Damit jedes Unternehmen z.B. die Anforderung einer gesetzeskonformen Verfahrensdokumentation einfach und schnell erledigen sowie immer aktuell vorhalten kann, wurde VaDok® als ganzheitliche Dokumentationswerkzeug entwickelt.

So verwirrend vielfältig die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen erscheinen, so einfach und verständlich ist die Online-Unterstützung mit Vorlagen durch VaDok® für ihre Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit intern wie extern.

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden online im VaDok® System abgebildet. Die Lösung erhöht somit die Transparenz im Unternehmen und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation nach den Leitlinien unterschiedlicher gesetzlicher Vorschriften, Standards und Normen.

Das VaDok® System unterstützt Sie im Unternehmen bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen durch folgende Funktionen:

–  Durch Zugriffsrechte gesteuerte Erstellung und Pflege der Dokumentationen inkl. Prüferzugang mit Leserechten für den Zugriff gemäß Abgabenordnung.
–  Anhängen bzw. Hochladen von PDF-Dokumenten zu den einzelnen Dokumentationen wie z.B.                                   Prozessdiagramme, Inhaltsverzeichnisse von Handbüchern, Arbeitsanweisungen, Bildern und Grafiken.
–  Druck oder Export der ausgewählten Dokumentationspunkte im PDF-Format – optional mit den hochgeladenen Anhängen.
–  Anlegen von Firmen mit vorbereiteter Gliederung z.B. GOBD, Datenschutz, Qualitätsmanagement (QM) oder Import eigener Vorlagen.
–  Einbindung von Verlinkungen zu externen Informations-/Dokumentenquellen.
–  Freigabekontrolle und Versionierung geänderter Dokumentationspunkte mit Zuweisung der Löschfrist und der Gültigkeitsdauer für die zeitgerechte Ausgabe durch den Export.