IT-Compliance Services
Vorbereitung auf die Digitale Betriebsprüfung nach GOBD, GOB
Die digitale Betriebsprüfung stellt ihr Unternehmen auf den Prüfstand. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt die Prüfung durch die Finanzbehörden reibungslos.
Betriebsprüfer greifen heutzutage immer öfter zu den Möglichkeiten der digitalen Daten und Informationsanalyse. Sie prüfen dabei nicht nur einzelne Belege, sondern Ihren kompletten Datenbestand und die bestehende Dokumentation und Prozesse. Anhand digitaler Hilfsmittel kontrolliert der Betriebsprüfer beispielsweise, ob die Rechnungsdaten z.B. anhand der Rechnungsnummer vollständig sind. Sollte es hier Lücken geben, sind unangenehme Rückfragen und sogar Bewertungen des Betriebsprüfers die Folge.
Papier ist bereits in den Hintergrund gerückt. Digitale Informationen und Daten werden vermehrt eingefordert, um die Transfers bei Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchführung maschinell zu prüfen. Das Zusammenspiel eines Dokumenten Informationssystems mit den notwendigen Softwareanwendungen werden immer wichtiger.
Die Rechtsgrundlage für den digitalen Datenzugriff durch die Finanzbehörden bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GOBD): Unternehmen sind demnach verpflichtet, dem Betriebsprüfer die steuerrelevanten Daten bereitzustellen.
Es ist zu empfehlen, die unternehmensinternen Stärken und Schwächen im Hinblick auf die GOBD vor einer digitalen Betriebsprüfung aufzudecken. Im Rahmen dieser Bestandsaufnahme sollten alle steuerlichrelevanten Prozesse, Daten und Programme identifiziert und dokumentiert werden. Typische Problemfelder ergeben sich dabei bei elektronisch erzeugten Daten wie z.B. E-Mails oder dem Online-Banking.
Alle im Unternehmen eingesetzten und für eine Betriebsprüfung in Frage kommenden Anwendungssysteme sollten auf ihre Konformität mit den GOBD geprüft werden. Entsprechende Bescheinigungen der Softwareanbieter sollten vorliegen. Die Verfahrensdokumentation für vorhandene Systeme und für alle Programme gehört dabei zum Pflichtprogramm eines jeden Unternehmens.
Sofern bei der Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung bereits Mängel inhaltlicher oder formeller Art (z.B. fehlende Nachvollziehbarkeit der Daten oder Buchungsfehler) auftreten, sollten diese schnellstmöglich beseitigt werden. Geschieht dies nicht, ist der Betriebsprüfer grundsätzlich dazu befugt, nach entsprechender Bewertung, die Buchführung zu verwerfen und eine Hinzuschätzung zum Unternehmensergebnis durchzuführen.
Unsere Experten helfen Ihnen weiter und bereiten Sie auf die neuen Methoden der Betriebsprüfer vor. Anhand Ihrer Daten und Informationen nehmen wir vergleichbare Prüfungshandlungen wie die Betriebsprüfer vor und stellen Ihnen die Ergebnisse anschaulich und verständlich anhand eines ausführlichen Berichtes dar. So können Sie proaktiv Fehler erkennen und sich auf typische, unbeabsichtigte Feststellungen aus der Datenanalyse der Betriebsprüfer vorbereiten.
Prozess zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung
Bestandsaufnahme
Als erster Schritt findet eine Begehung der Büroinfrastruktur statt und die Analyse der verfügbaren Gerätschaften und betriebliche Unterlagen, die für eine Betriebsprüfung relevant sind. Es erfolgt somit eine Bestandsaufnahme aller notwendigen Informationen.
Sichtung & Analyse
Unsere Experten sichten und kontrollieren Ihre Unterlagen. Während der Prüfung kann es zu zusätzlichen Rückfragen über die bereits zur Verfügung gestellten Unterlagen kommen. Nach der Analyse wird ein Schwachstellenbericht erstellt und eine Aktivitäten- Checkliste.
Sachstandbericht
Am Ende unserer Prüfung wird eine Abschlussbesprechung vorbereitet und durchgeführt.
Abschließend erhalten Sie einen Abschlussbericht, der als Grundlage für die Behebung der Schwachstellen und zur Vorbereitung für eine Betriebsprüfung dient.
Digitale Betriebsprüfung
Der Betriebsprüfer hat drei Möglichkeiten auf Ihre Daten zuzugreifen. Bei dem mittelbaren Datenzugriff müssen Sie selbst oder ein beauftragter Dritter alle steuerrelevanten Zahlen analysieren. Im unmittelbaren Datenzugriff darf der Prüfer die Zahlen in Ihrer Firma einsehen. Bei der Datenträgerüberlassung sind Sie verpflichtet, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger an die Finanzbehörde weiterzuleiten.
Die Finanzverwaltung kann auf alle digitalen Daten zugreifen, die Relevanz für die Besteuerung haben. Neben den originären Buchhaltungsprogrammen können dies z.B. auch Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Zeiterfassungs- und Dokumentenmanagementsysteme sein. Für den Datenzugriff stehen dem Betriebsprüfer dabei drei Wege zur Verfügung (auch eine Kombination aus mehreren Zugriffsarten ist zulässig):
(1) Ein unmittelbarer Datenzugriff liegt vor, wenn der Prüfer direkt auf die unternehmensinterne, zur Buchführung eingesetzte Hard- und Software zugreifen kann. Dabei kann der Prüfer die Daten lesen, filtern und sortieren. Es müssen Zugangsberechtigungen für den Prüfer bereitgestellt werden und er muss die Möglichkeit haben, alle steuerlich relevanten Daten auswerten zu können.
(2) Der mittelbare Datenzugriff setzt voraus, dass der Prüfer einen geeigneten Mitarbeiter des Unternehmens durch Vorgaben anweist, die unternehmensinternen Daten bereitzustellen und auszuwerten. Der Prüfer erhält dabei nur einen Lesezugriff. Zudem kann der Prüfer nur solche Daten verlangen, die das EDV-System des Unternehmers auch bereitstellen kann.
(3) Eine Datenträgerüberlassung zeichnet sich dadurch aus, dass dem Prüfer die für eine Betriebsprüfung relevanten Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Auswertung mit verwaltungseigener Prüfungssoftware überlassen werden. Die Finanzbehörde ist dabei nicht berechtigt, selbst Daten aus dem EDV-System zu extrahieren.
Wolf Hans-Peter
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